Boutique en ligne et Dolibarr reliés, sans licence à payer

Problème

Une entreprise qui vend en ligne, avec une boutique ou plusieurs, gère ses commandes, ses factures et son stock dans un ERP. Sans connexion, chaque commande est ressaisie dans Dolibarr, le stock de la boutique est suivi à part, et l’on risque de vendre ce qui n’est plus disponible.

Les solutions toutes faites passent souvent par des licences ou des abonnements ; et dans Dolibarr, gérer plusieurs boutiques demande normalement le module Multicompany, qui est payant. Ce projet personnel, encore en cours (environ 80 %), relie la boutique et l’ERP avec des outils gratuits, hébergés chez le client.

Contraintes

Fonctionner aussi bien avec une seule boutique qu’avec plusieurs, toutes reliées au même Dolibarr, sans le module Multicompany.
Aucune licence à payer : WordPress, WooCommerce, Dolibarr et Coolify sont des logiciels libres, et n8n est gratuit quand on l’héberge soi-même.
Les numéros de commande se répètent d’une boutique à l’autre : chaque référence dans Dolibarr porte le nom de sa boutique (le « canal »).
Aucun montant ne doit dériver : les totaux sont contrôlés au centime près avant d’être enregistrés.
Tout est hébergé sur le serveur privé (VPS) du client avec Coolify : boutique, n8n et Dolibarr. Le client est entièrement propriétaire de son architecture.

Versions successives

Une ou plusieurs boutiques WooCommerce, n8n et un seul Dolibarr

Avec une boutique, un site WordPress et un flux n8n suffisent. Avec plusieurs, un WordPress multisite donne à chaque site sa boutique WooCommerce et son flux n8n, tous reliés à la même instance Dolibarr. Chaque boutique y est un canal (une catégorie) : produits et clients se filtrent par boutique. La démonstration compte huit canaux, de l’alimentaire au bâtiment.

Import des produits : les produits d’une boutique sont créés ou mis à jour dans Dolibarr (correspondance par référence), avec leur photo, leur stock initial et la catégorie de leur canal.
Commandes, de la boutique vers Dolibarr : à chaque commande, le client est retrouvé ou créé, la commande Dolibarr reprend les lignes, la livraison et les frais, les doublons sont écartés et le statut suit celui de la boutique. Une commande terminée donne une facture en brouillon.
Statuts, de Dolibarr vers la boutique : la commande validée, expédiée ou annulée dans Dolibarr passe au même état dans la boutique, ce qui envoie au client l’e-mail correspondant ; une facture payée ajoute la note « Paiement reçu » à la commande.
Stock : Dolibarr fait référence ; le stock est renvoyé vers les boutiques.

Reste à faire, environ 20 % : finaliser certains flux, fiabiliser l’ensemble par des tests avant une première mise en service chez un client, rédiger la documentation et le guide d’utilisation, et décliner le système pour d’autres plateformes.

Suite

D’autres boutiques que WooCommerce

Le système est conçu pour être dupliqué vers d’autres plateformes de boutique en ligne, comme Shopify ou PrestaShop, en gardant le même Dolibarr au centre.

Accompagnement

Chez un client, le projet commence par un audit de son fonctionnement, puis par une démo qui modélise son besoin réel. Une fois la solution validée, l’accompagnement comprend :

l’installation sur son serveur ;
la formation de l’équipe ;
une documentation écrite pour son contexte ;
un mois de maintenance inclus.

Limites

Sans licence ne veut pas dire sans coût : le serveur reste à payer, et l’ensemble doit être tenu à jour.
Les factures sont créées en brouillon : leur validation reste manuelle dans Dolibarr.
Le retour des statuts vers les boutiques est périodique (toutes les quelques minutes), pas instantané.
L’import des produits se lance à la main et suppose un taux de TVA de 20 %.
Dolibarr ne classe pas les commandes par catégorie : c’est le client qui porte le canal de sa boutique.
Les e-mails aux clients des boutiques demandent un service d’envoi (SMTP) configuré.

Leçon

Payer une licence n’est pas la seule façon d’obtenir une fonction. En partant du besoin réel, des outils gratuits bien reliés font le travail, le budget va au projet plutôt qu’aux abonnements, et le client reste propriétaire de son architecture.